Menos es más.

El minimalismo aplicado a la comunicación y gestión empresarial.

El minimalismo va más allá de la estética o la reducción de "las cosas que tenemos". Este tema renace hoy con más fuerza, en un mundo sobre comunicado, y donde el “FOMO” (Fear of missing out) está a la orden del día.

El concepto de Menos es Más, es aún malentendido por parte de la audiencia. Empecemos con algunas falsas creencias sobre esta idea:

Mitos sobre el minimalismo:

Ser perezoso/a ante los desafíos y las metas

Disminuir la calidad de nuestras acciones

Hacer lo mínimo indispensable

Falta de proactividad

Ausencia de motivación y/o ambición por alcanzar objetivos

Desprenderse de todo, o de todas las cosas

Se aplica a lo material únicamente.

Vivir alejado del mundo/Irnos a meditar al Tíbet

El minimalismo, bien entendido.

“El minimalismo es el rescate intencional de las cosas que valoramos más al eliminar todo aquello que nos distrae de ellas. Por favor, ten en cuenta que el minimalismo no se trata de reducir la cantidad de todo. Por el contrario: se trata de reducir las distracciones para maximizar la búsqueda de lo que es importante” Joshua Becker, autor de Becoming Minimalist.

Lejos de limitarse a la estética, o las "cosas", hoy se habla de minimalismo emocional y mental, aplicado a la toma de decisiones, a la gestión del tiempo, al liderazgo empresarial, y, por supuesto, a la comunicación.

¿Cómo se aplica el minimalismo al ámbito empresarial?

Expertos en psicología y comportamiento empresarial, sostienen que esta filosofía no solo genera un impacto profundo en nuestra vida personal, sino que también una herramienta valiosa para comunicadores, empresas y líderes. Veamos algunos ejemplos:

1 Minimalismo en la gestión del tiempo y proyectos.

Más tiempo -asignado o invertido- en una tarea, no equivale necesariamente a un mejor resultado: lo importante es la calidad del tiempo que dedicas a tu trabajo, no la cantidad.

 “Determina qué es lo esencial y elimina el resto” Greg McKeown, autor del best-seller Essentialism: The disciplined Pursuit of Less

Ejemplo aplicado a la planificación de proyectos/ campañas de comunicación. Cada campaña es un proyecto: con etapas, deadlines, equipos multifuncionales, y un flujo de comunicación -interna- importante. Muchas veces, me he encontrado con que, cuanto más tiempo se tenía para concluir un proyecto, más energía se invertía en el mismo, más ajustes, comunicaciones innecesarias y etapas redundantes tenían lugar. Esto se traduce en un mayor desperdicio de esfuerzos, y puede generar mayor confusión.

Por el contrario, cuando se limitaban los proyectos en un tiempo realista y suficiente, el resultado final era igualmente bueno, y lo más importante, los equipos implicados disfrutaban mucho más del proceso. El proyecto se finalizaba con igual o mayor éxito si el lanzamiento se planeaba en tres meses o en un mes.

Si no hay tiempo para más, lo redundante no tiene lugar, y lo sustancial emerge casi por sí mismo. Lo dicho aplica a eliminar/evitar etapas del proyecto innecesarias, reuniones con información aún no confirmada, exceso de revisiones y feedback.

Por último, el arte de dedicar el tiempo adecuado a cada situación es, más que una habilidad, un “mindset” que puede adquirirse con la experiencia. Reconoce qué es realmente importante y qué una falsa alarma. Muchas veces, el propio entorno por desconocimiento puede magnificar una situación, percibiéndola como un problema cuando, en verdad, no lo es. En estos casos, básate en información objetiva, experiencia y sentido común para determinar si algo es importante (merece tiempo y recursos)

Tips

-Incluir las etapas que objetivamente estimamos necesarias en un proyecto.

-Asignar momentos específicos para que cada equipo/persona involucrada pueda dar su aporte.

-Fijar y comunicar deadlines para recibir e incorporar el feedback que aporte valor.

-Agendar solo las reuniones necesarias con tiempo límite y los puntos que se quieran tratar (esto, siempre).

-Reconoce las falsas alarmas y si lo necesitas, pide una opinión a expertos.

2 Minimalismo aplicado a la comunicación interna.

Promover una comunicación transparente y bidireccional en las organizaciones, es no solo saludable, sino imprescindible. La clave es no confundir esto con una comunicación interna dispersa.

"Comunicar cuando se tiene algo que decir, eso es asertividad."

La sobre comunicación interna, puede ser tan perjudicial como la falta de la misma. Además, es una de las principales fuentes de distracción en el trabajo.

La comunicación en el ambiente de trabajo incluye mails, chats, llamadas telefónicas, reuniones -planificadas e imprevistas-, notificaciones. Todos estos canales son, en general, necesarios. La clave es, el uso que le damos.

Según un estudio de la Universidad de California, un trabajador tarda hasta 23 minutos en volver a concentrarse después de una interrupción. A esto se suma la cantidad de energía invertida en el proceso.

Imaginemos, como avanzaría nuestra productividad, de hacer caso inmediato a todas las interrupciones que se nos presentan a lo largo del día: 50 mails diarios, llamadas, el chat interno parpadeando en el ordenador y que finalmente abrimos por si "es urgente".

No se trata a ignorar las comunicaciones en el trabajo, sino a manejarlas, en su tiempo y contexto.

Tips:

-Buscar un lugar tranquilo y apartado si necesitas enfocarte en una tarea.

-Mantén una actitud receptiva y considerada en todo momento: avisa a tus colegas, que estarás concentrad@ en algo por dos horas, y luego estarás disponible.

-Apagar el móvil o ponerlo fuera de alcance cuando necesites concentrarte en algo importante.

-Fijar un tiempo definido para mails, chats internos, hacer llamadas.

-Promueve la comunicación efectiva y de calidad.

-Usar el sentido común,: hay respuestas que no pueden ni deben esperar. Otras sí.

3 Minimalismo en la comunicación verbal y escrita.

"Si no puedes explicarlo de manera simple, no lo entiendes lo suficientemente bien." Albert Einstein.

Esta cita destaca cómo la claridad y la simplicidad en la comunicación son indicadores de un profundo entendimiento.

Los discursos más memorables de la historia han sido, si algo, breves.

La capacidad de transmitir las ideas de forma simple y asertiva, mal clasificada como “soft skill”-, es una de las cualidades más valorables en un profesional. Un líder capaz resumir, captar la atención en su discurso, y cultivar esta actitud en los demás, tiene gran parte del camino ganado.

Hay errores comunes como sobre explicar o sobre exponer una idea, que son indicadores directos de una debilidad en el discurso. La buena noticia es que la brevedad puede adquirirse y mejorarse con la experiencia.

Tips:

-Evita enviar mails extensos.

-Si necesitas transmitir algo complejo, primero anota los puntos claves que quieres que tu audiencia entienda, luego redacta la idea.

-Si es necesario, escribe, sal de la tarea 10 minutos, vuelve a leer y corta lo que "sobra"

-Los detalles, son solo eso: inclúyelos si aportan al mensaje.

-Al exponer una idea, si es posible decirlo en 50 palabras, no usar 100. Esto ayuda a que los demás retengan lo esencial de tu discurso.

-En las reuniones, sintetiza tu mensaje, evita repetir, a menos que sea para aportar, resaltar, o para hacer un recap. Esto también permite respetar tu tiempo y el de los demás para exponer ideas.

En definitiva, el minimalismo "es hacer con propósito y conciencia". Se extiende a muchas áreas de nuestra vida, y si bien puede ser difícil de aplicar en un comienzo, vale la pena y la gloria hacerlo. Recordemos que la energía es una, y bien orientada, es mucho más.